Организационно-методическая помощь

Государственный архив Восточно-Казахстанской области (г.Усть-Каменогорск)

Государственный архив Восточно-Казахстанской области в пределах своих прав и полномочий, в целях качественного комплектования и обеспечения сохранности документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, находящихся на ведомственном хранении, осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, документированием и управлением документацией учреждений, передающих документы на государственное хранение согласно региона комплектования.

Государственным архивом области, в частности отделом  комплектования и контроля за ведомственными архивами,  осуществляется контроль по обеспечению сохранности документов, находящихся на ведомственном хранении, проводится работа по своевременной передаче документов с истекшими сроками ведомственного хранения   в государственный архив  области. Ежегодно на государственное хранение от организаций поступает около 6 000 единиц хранения управленческой документации.

Для обеспечения сохранности документов на стадии ведомственного хранения, правильности формирования документов в процессе делопроизводства организациям оказывается консультативная, методическая и практическая помощь  в составлении номенклатур дел, разработке положений об ЭК,  инструкций по делопроизводству, научно-технической обработке документов.
Каждый год проводятся комплексные проверки состояния документирования, управления документацией и хранения документов в организациях определенной системы, согласно утвержденной программе. На следующий год проводятся контрольные проверки по результатам комплексных. Проведение комплексных и контрольных проверок позволяет работникам архивных учреждений оказать практическую помощь на месте, выявить недостатки в ведении делопроизводства и ведомственном хранении документов, обеспечить необходимой нормативно-методической литературой, разъяснить статьи Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998г.  

К значительным результатам в работе делопроизводственных служб организаций и ведомственных архивов приводит также ряд таких мероприятий, как проведение курсов повышения квалификации,  семинаров, совещаний по вопросам документирования, подготовке и передаче документов  в ведомственный архив и на государственное хранение. Курсы повышения квалификации проводятся в доступной форме с большим количеством практических занятий, где каждому слушателю даются задания по каждой теме. В конце проводится тестирование. Проведенный анализ по результатам тестирования показывает эффективность и необходимость в проведении таких курсов.
Регулярно ведутся переговоры о передаче документов на государственное хранение с держателями документов личных архивов. Это деятели культуры, участники войны, представители интеллигенции и другие, документы которых имеют научное, практическое, историческое значение.
Организации, образующие аудио-видео-фотодокументацию, регулярно передают на государственное хранение аудио-видеозаписи, фотодокументы.
Каждые три года работниками отдела проводится Государственный учет (паспортизация) документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда области, находящихся на ведомственном хранении.

На каждую организацию, состоящую на основном учете, то есть от которых в дальнейшем будут приниматься в госархив области документы постоянного хранения, заводятся наблюдательные дела, отслеживаются переименования. Имеется картотека учета работы с учреждениями.
Организации распределены между сотрудниками по системам, что позволяет работать эффективней и рациональней. Каждый сотрудник курирует свои определенные системы и знает положение вещей организаций, которые он курирует.
Вышеизложенные виды работ и рациональное распределение систем приводят к качественному комплектованию и обеспечению сохранности документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Восточно-Казахстанской области.

Центр документации новейшей истории Восточно-Казахстанской области (г.Семей)

Ежегодно при ЦДНИ проводятся курсы повышения квалификации работников делопроизводственных служб и ведомственных архивов, организуются семинары, посвященные современным требованиям к организации делопроизводства и обеспечению ведомственной сохранности документов. В рамках курсов слушатели знакомятся с организацией делопроизводства на основе современных стандартов, осваивают методику составления и ведения номенклатур дел, оформления организационно-распорядительной документации, хранения и использования документов в соответствии с нормативными требованиями, подготовки и передачи дел в ведомственный архив, исполнения социально-правовых запросов граждан.

 

Страница изменена: 16-10-2012
Copyright © 2007-2017
7515189