Ақпараттық технологиялар

Шығыс Қазақстан облысы архив мекемелеріндегі электрондық қызметті енгізу жағдайы

А.А. Аубакиров – Шығыс Қазақстан
облыс архивтер және құжаттама басқармасы

Шығыс Қазақстан облысы мұрағат мекемелеріндегі электрондық қызметті енгізу жағдайыДәстүрлі түсінік бойынша архив дегенміз шолулы пайдалану мақсатында құжаттарды қабылдауды және сақтауды жүзеге асыратын ұйым. Шығыс Қазақстан облысының архив қызметі 19 архив мекемесінен тұрады. Бүгінгі таңда Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік архивтерінде қағаз негізіндегі 2 млн/ға жуық іс сақталуда, оның 50 мыңнан астам ісі ерекше бағалы құжаттар. Осыдан келе орасан зор құжат көлемін сауатты басқара білу міндеті туындайды.

Соңғы бірнеше жыл ішінде қағаз негізіндегі құжаттардың электрондық түрге көшуі қарқынды қадаммен өсуде. Құжаттар уақыт өткен сайын жарамсыздыққа ұшырайды, мәтіндер өше бастайды, сия өшкінделе түседі, осының барлығы ақпараттың, кейді тіпті құнды ақпараттың жоғалуына әкеп соқтырады. Өшуге айналған мәтіндерді анықтау мақсатында облыстың мемлекеттік архивтері істерді қарап шығады, өшуге айналған мәтіндер анықталады, содан соң олар компьютер арқылы қалпына келтіріледі.

ШҚО Мемлекеттік мұрағатында (Өскемен қаласы) және Қазіргі заман  тарихы құжаттама орталығында  (Семей қаласы) бірнеше жылдар бойы  микрофильмге көшіру жолымен ерекше бағалы құжаттардың сақтық қоры жасалды, алайда, компьтерлік технологияның дамуымен сақтандыру қорын жасаудың жаңа әдісі – құжаттарды сандық тасымалдаушыларға (лазерлі табақтар)  көшіру жолға қойыла бастады. Облыс мемлекеттік архиві және Қазіргі заман тарихы құжаттама орталығы Қазақстан Республикасында алғашқылардың бірі болып құжаттық ақпаратты пайдаланудың жаңа деңгейі – «электрондық мұрағат» жасауға кірісті.

Шығыс Қазақстан облысы мұрағат мекемелеріндегі электрондық қызметті енгізу жағдайы 2006 жылы облыс архивтер және құжаттама басқармасы 2007-2010 жылдарға арналған «Шығыс Қазақстан облысы архив мекемелерінің электрондық мұрағатын жасау бағдарламасы» мен  «Шығыс Қазақстан облысының электрондық мұрағаты» ақпараттық жүйесін жасау бойынша іс шаралар жоспарын» жасады, жоспарланап отырған аталмыш шараларды қаржыландыру 2008 жылдың 1 қаңтарынан бастап жүзеге асырылады.
Сандық технологияны пайдалану қымбат бағалы бағдарламалық қамсыздандыруды және соңғы жиналымдағы компютерлер, сканерлер, қуаттылығы жоғары кітап сканерлері  сияқты және т.б.  жаңа құрал жабдықты қажет етеді.

Қаржылық қиындықтарға қарамастан облыстың архивтер және құжаттама басқармасы бағдарламалардың ережелерін жүзеге асыру бойынша бірқатар ілгері қадамдар жасады, атап айтқанда:
- ШҚО Мемлекеттік мұрағатында (Өскемен қаласы) және ШҚО Қазіргі заман тарихы құжаттама орталығында (Семей қаласы) 2007 жылдың 1 қаңтарында ақпараттық технология бөлімдері құрылды;
- қажетті қуаттылықтағы 2 жаңа компьютер алынды;
- облыстың 15 архив мекемесінде модемдер алынды және орнатылды. ШҚО архивтер және құжаттама басқармасы, облыс мемлекеттік архиві және Шығыс Қазақстан облысы департаменттері мен басқармалары арасында байланыс Интернет жүйесі арқылы электрондық поштаның көмегімен жүзеге асырылады, Интернет жүйесіне  Казахтелеком АҚ арқылы қосылдық, бірақ бұл салада аздаған кемшіліктер бар: Интернетке қосылу кезінде телефон желісі бос болмайды және мәліметтерді беру жылдамдығы төмен;
- 2007 жылдың сәуірінде облыс мемлекеттік архивтері көрсеткен ақылы қызмет есебінен «Шығыс Қазақстан облысы архив қызметі» сайты ашылды. Сайт белсенді жұмыс істеуде, сайт жұмыс жөнінде  пайдаланушылардан оң пікірлер түсуде.

Біздің сайтымыздың беттерінде Шығыс Қазақстан облысы қалалары мен аудандарының құрылуы, өлкеміздің әйгілі де танымал тұлғалары  туралы көптеген қызықты, танымдық материалдар орналастырдық. Сайттағы ақпараттар әр түрлі пайдаланушыларға,  өлкектанушыларға, зерттеушілерге, жазушыларға, тарихшыларға, оқытушыларға, оқушылар мен студенттерге  арналады.

Шығыс Қазақстан облысы мұрағат мекемелеріндегі электрондық қызметті енгізу жағдайы ШҚО архив мекемелерінің әр қайсысының сайтында өзінің меншік web-парағы бар, бұл парақтарда барлық құрамдас бөлімшелердің әрекеттері баяндалған. Сайт мемлекеттік органдар сайтына қойлатын барлық талаптар сақтала отырып, жасалған. Сайттың «құжаттық мұра», «өлкетану» айдарлары, 2007-2008 жылдарға арналған Шығыс Қазақстан облысының әйгілі даталар күнпарағы бар.  «Көрмелер мен жарияланымдар» айдарына бұқаралық ақпарат құралдарына жарияланған облыс мұрағатшылары мақалаларының электрондық нұсқалары орналастырылған.

Басқарманың жуық уақыттағы жоспарына шолулық ақпаратты барынша көп орналастыру, архивтің ақпараттық мәліметтеріне қол жеткізу мүмкіндігін кеңейте түсу міндеттері кіріп отыр. «Анықтамалық-ақпараттық басылымдар», «әдістемелік құралдар» айдарына жол көрсеткілер мәтіндерінің, анықтамалықтардың, әдістемелік кеңестердің, нұсқаулықтардың және т.б.  электрондық версиялары орналастырылды. 2008 жылы сайттың интерактивтілігін арттыру мақсатында Шығыс Қазақстан облысы архив мекемелері арасында ең үздік web-параққа конкурс өткізу көзделуде.
2007 жылдың сәуірінен бастап Шығыс Қазақстан облысында Электрондық қызмет орталығы жұмыс істейді. Алайда, соңғы кезде біздің өмірімізге енген халыққа мемлекеттік қызмет көрсетудің жаңа түрлеріне, оның ішінде электрондық қызмет орталығына  халықтың барлық сатысының қол жеткізуі мүмкін емес болып отыр,  сондықтан да азаматтардан сұраныстар көбіне әлі де қағаз негізінде түсуде, мысалы, 2007 жылдың 9 айында облыстың архив мекемелеріне азаматтардан 60 708 сұраныс түсіп, оның 53 507 орындалды, олардың 47 536 Қазақстан азаматтарынан, 5 971 сұранысы ТМД елдерінен түскен сұраныстар.
ШҚО архивтер және құжаттама басқармасы өзінің қызметін Электрондық қызмет орталығы арқылы көрсете бастаған алғашқы мемлекеттік органдардың бірі болып отыр – бұл азаматтарға виртуалді қабылдау арқылы архив анықтамасын беру қызметі. Электрондық қызмет орталығының жабық бөлімімен жұмысқа басқармада жауапты тұлға тағайындалған, айына бір реттен кем емес жұмыс күні ішінде жауапты қызметкер Интернет жүйесіне қосылып, электрондық кілттің көмегімен азаматтардың сұраныстарын тексереді.

Шығыс Қазақстан облысы мұрағат мекемелеріндегі электрондық қызметті енгізу жағдайыОблыс архивтер басқармасында Электрондық қызмет орталығының жұмыс істей бастау сәтінен бері, оның ішінде «Шығыс Қазақстан облыс архив қызметі» сайтының виртуальді қабылдауы арқылы әр түрлі сұрақтар бойынша азаматтардан 33 сұраныс түсті, бұлар еңбек өтілін, еңбекақыны, «Еңбек ардагері», «Ана даңқы» және т.б.  орден-медальдармен  марапатталуын растау сияқты сұраныстар.  Қазақстан, Ресей, Германия азаматтарына сұраныстар түседі. Барлық  сұраныстар өңделіп, Заңмен белгіленген мерзімде орындалды, сұраныс берушілердің электрондық мекен-жайларына сұраныстың орындалуы қорытындысы  туралы хабарлама жолданады, сонымен қатар қалта телефонына хабарлама жіберу қызметі де қарастырылған. Дайын архив анықтамалары қағаз негізде беріледі, себебі, бұл құжаттар талап етілген жерінде электрондық сандық қол қоюсыз электрондық түрдегі архив анықтамасы  қабылданбайды.

Сұраныстарға жауап әзірлеу процессі қиындық туғызады және көп уақытты шығындайды, себебі ақпарат қарау арқылы іздестіріледі, сондықтан болашақта архив анықтамаларын дайындау процесін автоматтандыру көзделуде, бұл үшін А3 форматты Элар ПланСкан кітап сканерлерін, лицензиялы бағдарламалық қамсызддандыру алу және орнату  қажет. Қағаз негізіндегі құжаттарды электрондық түрге көшіру, электрондық құжаттар негізінде мәліметтер базасын жасау және ендіру жоспарлануда. Осы аталғандарға қол жеткізсек жеке және заңды тұлғалардың сұраныстарын орындау мерзімі қысқарар еді.
Жоғарыда аталған барлық міндеттер 2007-2010 жылдарға арналған «Шығыс Қазақстан облысының электрондық мұрағаты» жүйесін жасау бойынша ісшаралар жоспарына кірістірілген, бұл бағыттағы жұмыс жалғастырылуды. Дегенмен, сұраныстарға жедел жауап беру және архив сақтауындағы құжаттар бойынша тиісті мәліметтерді беру, бұның ішінде Электрондық қызмет арқылы жедел  анықтама беру ШҚО мемлекеттік архивтерінің материалдық базасының нығаюын қажет етеді.

 

Парақтар өзгертілді: 05-08-2016
Яндекс.Метрика
Copyright © 2007-2019
8781974