Ұйымдастыру-әдістемелік көмек

Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаты
 (Өскемен қаласы)

Шығыс Қазақстан облысы мемлекеттік архиві өзінің құқықтары мен өкілеттілігі шегінде Қазақстан Республикасының Ұлттық архивтер қорына жатқызылған ведомстволық сақтаудағы құжаттармен сапалы түрде жабдықтау және олардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында ұйымдастыру-әдістемелік басшылықты және ведомстволық архивтердің жұмысына бақылауды, жабдықтау аймағына сәйкес мемлекеттік сақтауға құжаттар беретін мекемелердің құжаттандырылуы мен құжаттаманы басқаруына бақылауды жүзеге асырады.

Облыс мемлекеттік мұрағаты, оның ішінде жабдықтау және ведомстволық мұрағаттарды бақылау бөлімі ведомстволық сақтаудағы құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге, ведомстволық сақтау мерзімі өткен құжаттарды уақытымен  мемлекеттік мұрағатқа мемлекеттік сақтауға беруге бақылау жасайды. Жыл сайын мемлекеттік сақтауға 6000 бірлік басқарма құжаттамалары түседі. 

Ведомстволық сақтау кезеңіндегі құжаттардың сақталуын, іс жүргізу үрдісінде істерді қалыптастырудың дұрыстығын  қамтамасыз ету үшін ұйымдарға істер номенклатурасын құрауда, СК туралы ереже мен іс жүргізу бойынша нұсқаулық жасауда, құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуде кеңестік, әдістемелік және практикалық көмек көрсетіледі.
Әр жыл сайын бекітілген бағдарламаға сәйкес белгілі бір жүйенің ұйымдарындағы құжаттандыру,  құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жағдайына кешенді тексеру жүргізіледі. Келесі жылы кешенді тексеру қорытындысы бойынша бақылаулы тексеру жүргізіледі. Кешенді және бақылаулы тексеру жүргізу архив мекемелерінің қызметкерлеріне жұмыс орнында практикалық көмек көрсетуге, іс жүргізуді жүргізуде кемшіліктерді анықтауға, қажетті нормативтік-әдістемелік әдебиеттермен қамтамасыз етуге,  Қазақстан Республикасының 1998 жығы 22 желтоқсандағы “Ұлттық архив қоры және архивтер туралы” Заңының баптарын түсіндіруге жол ашады.

Ұйымдар мен ведомстволық мұрағаттардағы іс жүргізу қызметінің жұмысындағы айтарлықтай нәтижеге қол жеткізуге біліктілікті көтеру курстарын, құжаттандыру және құжаттарды ведомстволық архивтер мен мемлекеттік сақтауға беру сұрақтары бойынша семинарлар, мәжілістер өткізу  ықпал етеді. Біліктілікті көтеру курстары түсінікті түрде, көп практикалық сабақтар өткізіле отырып жүргізіледі, онда әр тыңдаушыға әр тақырып бойынша тапсырма беріледі, одан кейін алған білімді бекітетін қатемен жұмыс жүргізіледі. Соңында тестілеу жүргізіледі. Тестілеу қорытындысы бойынша жасалған талдау бұндай курстарды өткізудің тиімділігі мен қажеттігін көрсетеді. 

Жеке архив ұстаушылармен құжаттарын мемлекеттік сақтауға өткізу туралы тұрақты сөйлесулер жүргізіліп отырады. Бұларға құжаттарының ғылыми, практикалық және тарихи маңызы бар мәдениет қайраткерлері, соғысқа қатысушылар, зиялылар өкілдері және т.б. жатады.
Аудио-бейне-фотоқұжаттамалар жасайтын ұйымдар аудио-бейне жазбаларын, фотоқұжаттарын мемлекеттік сақтауға үнемі беріп отырады.
Әр үш жыл сайын бөлім қызметкерлері ведомстволық сақтаудағы Ұлттық Архив қоры құрамына жатқызылған құжаттарға Мемлекеттік есеп (паспортизация) жүргізіп отырады.

Негізгі есепте тұрған әр ұйымға, яғни бұдан былай құжаттары тұрақты түрде облыс мемлекеттік мұрағатына қабылданып тұратын ұйымдарға қадағалау ісі басталады, оның қайта аталулары белгіленіп отырады. Мекемемен жұмысты есепке алу карточкасы бар.
Ұйымдар қызметкерлер арасында жүйе бойынша бөлінген, бұл тиімді де ұтымды жұмыс істеуге жол ашады. Әр қызметкер өзінің белгілі бір жүйесіне жетекшілік етеді және ол мекемедегі ережелерді біледі.
Жұмыстардың жоғарыда баяндалған түрлері және жүйелерді тиімді бөлу сапалы жабдықтауға және Шығыс Қазақстан облысының Ұлттық архив қорына жатқызылған құжаттарының сақталуын қамтамасыз етуге жол ашады.

Шығыс-Қазақстан облысының Қазіргі заман тарихы құжаттамасының орталығы (Семей қаласы)

Жыл сайын ҚЗТҚО жанында іс қағаздары қызметі мен ведомстволық архив қызметкерлерінің біліктілігін жетілдіру курстары өткізіледі, іс қағаздарын жүргізуге және құжаттардың ведомстволық сақталуына қойылатын қазіргі талаптар талқыланатын семинарлар ұйымдастырылады. Курс тыңдаушылары қазіргі заманғы стандартты іс жүргізумен, номенклатуралық істі жүргізумен, әдістемені құруды ұйымдастыру, ұйымдастыру-жарлық құжаттарын дайындау, мөлшерлі талаптарға сәйкес құжаттарды пайдалану және сақтау, ведомствалық мұрағатқа іс қағаздарын дайындау және тапсыру, азаматтардың әлеуметтік-құқықтық сұраныстарын орындаумен танысады.

 

Парақтар өзгертілді: 05-08-2016
Copyright © 2007-2017
5491411